Склад — полное руководство
В Invoq склад формируется из ваших документов. Полученный от поставщика товарный счёт — это приход, выписанный вами товарный счёт — расход. То, чего документы не говорят, — например, разницу при инвентаризации или товар, пришедший без счёта, — вы записываете в складской журнал.
Ни один остаток не хранится отдельно: каждый раз он считается по документам и журналу. Поэтому если счёт отменят в налоговой службе, приход исправят или название сопоставят, остаток сам станет верным. Ничего не нужно исправлять вручную.
Единицы. Единицы измерения — те, что в налоговой службе, и Invoq показывает их по-армянски, как в счетах: «հատ» — штука, «տուփ» — коробка, «կգ» — килограмм, «լ» — литр.
Содержание
- Кто что может делать
- Как считается остаток
- Товар и услуга
- Сопоставление товаров
- Единицы и упаковки
- Подтверждение полученных товаров
- Исправление полученной строки
- Список на странице «Склад»
- Страница товара
- Приход, инвентаризация и исправление
- Несколько складов
- Цены
- Метод себестоимости и история движений
- Категории и основной поставщик
- Импорт списка товаров
- Объединение товаров
- Убрать, очистить, заполнить заново, сбросить
- Правила и склад
- Отрицательный остаток
- Частые вопросы
Кто что может делать
| Роль | На складе |
|---|---|
| Администратор | Всё, в том числе очистку и повторное заполнение каталога и сброс склада |
| Составитель | Управляет складом: сопоставляет названия, подтверждает и исправляет приходы, записывает приход и инвентаризацию, перемещает, задаёт цены и единицы, импортирует список товаров |
| Подписант, Заведующий складом, Наблюдатель | Видят склад, но не меняют его |
| Курьер | Склад не видит |
У роли «Заведующий складом» сейчас нет права управлять складом: она предназначена для сканирования при приёмке и проверки кодов маркировки.
Как считается остаток
Для каждого товара, в каждой единице и на каждом складе:
Остаток = Из входящих счетов + Приход и инвентаризация − Списано по счетам| Источник | Что учитывается |
|---|---|
| Из входящих счетов | Строки товарных документов поставщиков (товарный расчётный документ, налоговый счёт на товары, акцизный, накладная на прослеживаемые товары): документ действует в налоговой службе, название сопоставлено с товаром, и приход подтверждён (или учитывается без подтверждения). Если пришло меньше, учитывается пришедшее |
| Приход и инвентаризация | Записи складского журнала: приходы вручную, разницы инвентаризации, исправления, перемещения, объединения, записи по правилам |
| Списано по счетам | Строки ваших товарных документов, если документ действует (выписан, выписан с ошибками, утверждён, ожидает аннулирования) или хранится в Invoq и ещё не отправлен. Уменьшающий корректировочный счёт (возврат) возвращает товар |
Пример
| Количество | |
|---|---|
| Из входящих счетов (подтверждённых) | 100 |
| Приход вручную | +5 |
| Разница инвентаризации | −3 |
| Списано по счетам | 60 |
| Возврат (уменьшающий корректировочный счёт) | −2 |
| Остаток | 100 + (5 − 3) − (60 − 2) = 44 |
Что не учитывается
- Полученная строка, название которой ещё не сопоставлено ни с одним товаром. Вверху страницы написано, сколько названий ждут сопоставления («Названий к сопоставлению: {N}»).
- Полученный счёт, который ждёт подтверждения.
- Черновик, удалённый, отменённый или признанный недействительным документ.
- Строка, единица которой не переводится в базовую единицу товара: она ждёт, пока вы укажете соотношение единиц.
Товар и услуга
Товар — единица каталога вашей компании. Он определяется:
| Как определён | Когда |
|---|---|
| Штрихкод (GTIN) | У товара есть штрихкод: отсканируйте или введите его |
| Собственный код | У товара нет штрихкода (ваше производство, услуга). Буквы, цифры, -, _, ., не более 35 символов, например LAV-500 |
Код платформы (G-000001) | Товар создан из названий в счетах: Invoq даёт ему свой код, вводить его вам не нужно |
У услуги нет остатка: для неё не записывается приход или инвентаризация, и у услуги нет кода ТН ВЭД (ԱՏԳ ԱԱ). Товар со штрихкодом не может быть услугой.
Добавить товар можно кнопкой «Добавить товар» на странице «Склад» — «Есть штрихкод» или «Без штрихкода». Но обычно товары появляются сами:
- когда в выписываемой вами строке указан штрихкод или собственный код,
- когда вы сопоставляете названия из полученных или выписанных счетов,
- когда вы импортируете список товаров.
Название на трёх языках. У товара может быть название на армянском, русском и английском. Армянское обязательно, потому что именно оно попадает в налоговые счета. Остальные показываются тем, кто читает на этих языках.
Сопоставление товаров
Строка, полученная из налоговой службы, называет товар только словами: в ней нет ни штрихкода, ни вашего кода. Разные поставщики могут писать один и тот же товар по-разному: «*166 Coca-Cola 0.5L» и «Coca-Cola 0.5L» — один товар. Поэтому строка учитывается на складе только после того, как её название сопоставлено с товаром.
Как открыть. «Склад» → «Сопоставить названия» (страница «Сопоставление товаров»).
- Названия сравниваются без учёта пробелов в начале и в конце, двойных пробелов и регистра букв. Название, которое вы однажды сопоставили, больше сопоставлять не нужно: все его прошлые и будущие строки учитываются.
- С одним товаром можно сопоставить сколько угодно названий.
Что вы видите
- Показать: «Не сопоставлено», «Сопоставлено», «Сопоставлены автоматически», «Все».
- Где написано: «В полученных счетах», «В ваших счетах» или в обоих.
- Рядом с каждым названием — сколько по нему получено и выписано и когда оно встречалось последний раз.
Как сопоставить
| Действие | Что делает |
|---|---|
| Предложения | Invoq предлагает названия, похожие на один и тот же товар («Эти названия похожи на один и тот же товар.»), или на уже имеющийся товар («Добавить к «…»») |
| Принять все | Если у названия ровно те же слова и числа, что у товара, Invoq предлагает его как уверенное совпадение. Проверьте несколько и примите все одним нажатием |
| Добавить к товару… | Добавляет выбранные названия к выбранному вами товару |
| Новый товар | Выбранные названия становятся одним новым товаром. Invoq даст ему свой код |
| Отменить сопоставление | Название снова становится несопоставленным, и его строки перестают учитываться в этом товаре |
Ничего не сопоставляется без вас. Похожие названия никогда не принимаются сами: «Coca-Cola 0.5L» и «Coca-Cola 1.5L» тоже похожи. Названия с отметкой «Авто» были сопоставлены раньше, когда ещё работала автоматическая синхронизация. Их можно перенести или отменить, как любое другое сопоставление.
На странице полученного счёта для каждой несопоставленной строки тоже видно, с каким товаром она будет сопоставлена, и сопоставить её можно прямо там.
Штрихкоды из кодов маркировки
Каждый код маркировки маркированного товара поставщика содержит штрихкод товара. В разделе «Штрихкоды из кодов маркировки» Invoq их показывает:
- «счёт указывает строку» — код точно относится к этой строке,
- «совпадает по количеству — проверьте» — только предложение.
После нажатия «Взять этот штрихкод» товар сохраняется со своим штрихкодом, и при сканировании он найдётся.
Количества в названиях
Название может содержать количество: «x12», «X27», «12 հատ». Но разные поставщики пишут в одной и той же форме разное. «Ջուր x12» (вода x12), 24 штуки, может означать 24 упаковки по 12, а «Հյութ 200մլ X27» (сок 200 мл X27) может быть одним пакетом 200 мл, где 27 — размер коробки.
Поэтому количество из названия не применяется, пока вы его не подтвердите. До этого одна единица строки считается одной. В разделе «Количества в названиях» для каждого названия показаны оба варианта — по цене одной штуки. Выберите тот, у которого цена одной штуки настоящая.
Размер (вес или объём) — например, «Պանիր 400գ» (сыр 400 г) для товара, который хранится в килограммах, — переводится сам: двусмысленности там нет.
Единицы и упаковки
У товара есть базовая единица, в которой хранится его остаток, — например, «հատ». Любая другая единица — определённое количество базовой:
- упаковка: «1 տուփ = 12 հատ» (коробка на 12 штук),
- дробное соотношение: «1 կգ = 2.5 հատ», когда вы покупаете товар поштучно, а продаёте на килограммы.
Единицы задаются на странице товара («Единицы и упаковки» → «Изменить единицы»). Упаковка не может быть базовой единицей, одну и ту же упаковку нельзя указать дважды, и можно указать не более 20 упаковок.
Как строка переводится в базовую единицу
Чему равна одна единица строки, определяется в таком порядке:
- Размер, который указал человек: для этой строки (исправление полученной строки), для этого названия в этой единице или количество из названия, если вы его подтвердили,
- единица того же рода — по определению: для товара в килограммах 500 г — это 0,5 кг,
- для товара, который хранится по весу или объёму, — размер одной штуки, указанный в названии, в какой бы единице ни была записана строка: 3 штуки «Պանիր 400գ» — это 1,2 кг. Если упаковка товара говорит о другом размере для этой единицы, строка ждёт вашего решения,
- если единица строки — базовая, — одна,
- упаковка товара, если единица строки — одна из его упаковок.
Если ничто не говорит, строка не учитывается и показывается на странице товара: «Не учтено в «հատ»». Там можно прямо на месте указать «1 կգ — это … հատ», и строка добавится на склад.
Если у товара нет базовой единицы и он двигался в разных единицах, остаток каждой единицы считается отдельно и не складывается. Укажите базовую единицу, чтобы остаток был единым.
Пример
Под названием «Ջուր x12» пришло 24 штуки.
- Пока вы не подтвердили количество, на склад приходит 24 штуки.
- Если вы подтвердите, что «x12» — это 12 в одной единице, на склад приходит 24 × 12 = 288 штук, а цена одной штуки в 12 раз меньше.
Подтверждение полученных товаров
Полученный товарный счёт не учитывается на складе, пока тот, кто ведёт склад, его не подтвердит. До этого счёт отмечен «Ждёт подтверждения», и его товары:
- не в остатке,
- не в себестоимости,
- не меняют цену последней закупки товара.
Почему: поставщик может написать не ту единицу («հատ» вместо упаковки), или может прийти меньше, чем в счёте. До подтверждения вы это исправляете, и склад показывает то, что лежит на полке.
Включено для всех компаний
- Подтверждение включено для всех компаний. Отключить его можно в «Настройки» → «Склады» → «Подтверждение полученных товаров». Когда оно отключено, полученные товары учитываются сразу.
- Старые счета не ждут. Счёт, выписанный до включения подтверждения (или до подключения компании к Invoq), учитывается без подтверждения. На его странице написано: «Товары учитываются без подтверждения». В настройке указано, с какого дня действует подтверждение и сколько счетов ждут.
- Число ожидающих счетов видно рядом с пунктом «Полученные» бокового меню, а в списке «Полученные» можно показать только ожидающие.
Как подтвердить
- Откройте полученный счёт. В разделе «Товары ещё не на складе» сравните строки с пришедшим.
- Если неверна единица или количество, исправьте строку (см. ниже).
- Если строка не сопоставлена с товаром, сопоставьте её («Назвать»). Несопоставленные строки нигде не учитываются.
- Выберите, на какой склад поступил товар (если у вас несколько складов).
- Нажмите «Подтвердить приход».
После подтверждения пишется «Приход подтвердил(а) {кто}, {дата}». Чтобы отменить, нажмите «Вернуть в ожидание»: товары перестанут учитываться, пока вы не подтвердите снова. Каждое подтверждение, возврат и исправление записывается в журнал действий организации.
Это не подтверждение в налоговой службе. «Подтвердить приход» — внутренняя запись Invoq, налоговых последствий у неё нет. Налоговый счёт поставщика вы подтверждаете или отклоняете в налоговой службе в разделе «Ваш ответ» той же страницы, с подписью.
Чтобы подтвердить, строки счёта должны быть уже прочитаны из налоговой службы.
Исправление полученной строки
Счёт поставщика в налоговой службе изменить нельзя. В Invoq рядом со строкой можно записать, что пришло на самом деле. Исправление хранится рядом со строкой поставщика: счёт поставщика и его НДС остаются без изменений.
- Любую полученную строку можно исправить в любой момент — ожидающую, подтверждённую или учтённую без подтверждения.
- Исправление действует с даты счёта. Остаток, цена последней закупки и себестоимость проданного после этого дня пересчитываются. Анализ прошлых периодов тоже изменится. В счёте и на странице товара указано, кто и когда исправил.
- Исправление отменяется новым исправлением («Отменить исправление»).
- Цена никогда не вводится вручную. Цена одной единицы — всегда стоимость строки (без НДС), делённая на исправленное количество. Если вы договорились с поставщиком о новой цене, она должна прийти корректировочным счётом поставщика.
а. «Что такое одна «…» в этой строке» — неверная единица
Поставщик написал «հատ», а на деле это была упаковка. Укажите, сколько базовых единиц в одной «հատ»:
- «Как в счёте, без исправления»,
- «Ровно 1 {базовая единица}»,
- одна из упаковок товара,
- «Другое количество».
Сумма не меняется: меняются количество на полке и цена одной штуки. Перед сохранением показывается цена одной штуки в обоих случаях.
«То же для всех строк «…» в «…»» (по умолчанию выключено) делает размер размером этого названия в этой единице во всех прошлых и будущих счетах поставщиков. Указано, сколько других строк изменится. Выписанные вами счета от этого не меняются. Чтобы вернуть размер, выберите «Как в счёте, без исправления» и отметьте «Убрать и размер, заданный для «…» в «…», из всех строк поставщиков».
Для исправления название строки должно быть сопоставлено с товаром, а у товара должна быть базовая единица.
Пример. В строке: 10 «հատ», 15 000 драмов без НДС (1 500 драмов за штуку). На деле каждая «հատ» была упаковкой из 6 бутылок, а базовая единица товара — бутылка. Исправление: «Другое количество: 6». На склад приходит 60 бутылок, цена одной бутылки — 15 000 ÷ 60 = 250 драмов. Сумма та же — 15 000.
б. «Сколько пришло» — недостача
Введите пришедшее количество (не больше, чем в счёте) и причину: «Недостача», «Повреждено», «Отказ при приёмке» или «Другое».
- Пришедшее стоит столько, сколько за него берёт счёт: цена одной единицы × пришедшее количество.
- Остальное — за поставщиком («Остаток, {N}, за поставщиком»).
- Если пришло больше, чем в счёте, излишек запишите как приход вручную.
в. «Разделить на товары» — несколько товаров в одной строке
Поставщик может записать в одну строку несколько товаров — например, «Հյութ տարբեր, 24 հատ» (сок ассорти, 24 штуки), — а на деле это 12 яблочных и 12 апельсиновых соков.
- Укажите каждый товар (из ваших или под новым названием) и сколько его пришло — в базовой единице товара. Товаров должно быть не меньше двух и не больше 50.
- Сумма распределяется по количеству. Суммы можно указать самому («Указать суммы самому»), если их сумма равна сумме строки.
- НДС строки распределяется в той же пропорции.
- С отметкой «То же для всех строк «…»» разделение применяется ко всем строкам поставщиков с этим названием в этой единице, если строку никто не исправлял вручную. Строка, количество которой не делится на целые штуки, будет ждать вас. Чтобы прекратить: «Перестать делить это название».
Пример. 24 штуки, 12 000 драмов → 12 яблочных соков (6 000 драмов) и 12 апельсиновых (6 000 драмов).
Список на странице «Склад»
Страница «Товары» → «Склад» показывает все ваши товары и их остаток.
Колонки
| Колонка | Что означает |
|---|---|
| Товар, Код, Вид, Единица | Товар, его штрихкод или код, товар/услуга, базовая единица |
| Остаток | Что есть сейчас, как описано выше. При наличии упаковок — и в целых упаковках |
| Продано за 30 дней | Проданное за последние 30 дней за вычетом возвратов |
| Получено | Из входящих счетов |
| Продано или выписано | Выписанное вашими счетами |
| Введено вручную | Сумма записей журнала |
| Последнее движение | Дата последнего движения |
| В наличии | Есть остаток или нет |
| Код ТН ВЭД (ԱՏԳ ԱԱ) | Код товара, обязательный для выписки товарного счёта |
| НДС | Режим НДС товара |
| Метод себестоимости | Метод товара или метод компании |
| Закупочная цена, Цена продажи | См. Цены |
| Категория | Категория товара |
| Название (армянский, русский, английский) | Названия на трёх языках |
Сначала показаны все колонки. Любую можно скрыть, расширить, сортировать по ней и экспортировать в Excel или CSV.
Фильтры и сортировка
- Поиск товара — по названию или штрихкоду. «Сканировать» — камерой.
- Наличие: «Все», «В наличии», «Нет в наличии», «С фото».
- Товар или услуга.
- Список товаров: «В списке товаров» / «Нет в списке товаров» (в импортированном списке).
- Склад: «Все склады» или один. Если выбран один склад, остаток — этого склада.
- Фильтры: поставщик, покупатель, единица, как определён (штрихкод, собственный код, из названий в счетах), метод себестоимости, категория:
- Названия в счетах: «Сопоставлены с названиями из счетов» (хотя бы одно название), «Несколько названий объединены в один» (два и более), «Не сопоставлен ни с одним названием из счетов» (ни одного — например, товар из списка товаров или по штрихкоду, к которому ещё не привязано ни одно название),
- Требует внимания: «Ниже нуля», «Неучтённые единицы», «Нет базовой единицы», «Нет кода ТН ВЭД»,
- Без движения — за последние {N} дней,
- Продажи за 30 дней: «Продавались» / «Не продавались».
- Сортировка: «По названию», «По единице измерения», «Больше всего на складе», «Последнее движение», «Больше всего продаж».
- Группировать: по поставщику, категории, складу или виду. При группировке по складу товар виден на каждом складе, где у него есть остаток.
Сразу с несколькими товарами
Отметьте товары (с Shift — диапазон) и выберите действие. Отмеченные остаются отмеченными, когда вы ищете, меняете фильтр, группировку, склад или «Список товаров»: так можно отметить один товар, найти другой, отметить и его и объединить оба. Отметки снимаются кнопкой «Снять выделение» или после действия:
- Объединить… — см. Объединение товаров,
- Задать метод себестоимости…,
- Задать цену продажи… — наценка к последней закупочной цене (с НДС); фиксированная цена задаётся на странице товара,
- Задать категорию…,
- Задать код ТН ВЭД… или Заполнить коды ТН ВЭД из счетов,
- Убрать выбранные.
Услуги пропускаются в действиях, которым нужен склад.
Код ТН ВЭД из счетов
Если у товара нет кода, Invoq предлагает код из вашей последней строки, а если его нет — код, с которым согласны все поставщики. Если поставщики указывают разные коды, выбор за вами. У товара, у которого код есть, он не меняется.
Страница товара
По щелчку на товаре открывается его страница.
| Раздел | Что там |
|---|---|
| Заголовок | Фото, название, код. «Указать штрихкод» — чтобы дать товару штрихкод. Фото можно добавить, сменить или удалить (JPEG или PNG, до 8 МБ) |
| Остаток | Остаток каждой единицы с разбивкой на «Из входящих счетов», «Приход и инвентаризация», «Списано по счетам», в упаковках, с последним движением. Кнопки «Записать приход» и «Инвентаризация» |
| По складам / Где хранится | Остаток на каждом складе, где хранится товар, склад по умолчанию и кнопка «Переместить» (при нескольких складах) |
| Единицы и упаковки | Базовая единица и упаковки |
| Цены и История цен | Цены закупки и продажи, себестоимость из списка товаров, все изменения цен |
| Ваши данные | Название на трёх языках, единица продажи («հատ», «կգ», а не «0,5 լ»), товар или услуга, НДС, код ТН ВЭД. При заполнении счёта редактор предлагает в первую очередь их |
| В базе товаров | Открытые данные по штрихкоду (название, бренд, нетто, производитель, страна кода GS1) — только для просмотра |
| Метод себестоимости | Собственный метод товара или «Метод компании» |
| Категория | Категория товара |
| Основной поставщик | См. ниже |
| Названия этого товара в счетах | Названия, сопоставленные с этим товаром (вручную или автоматически), число их строк и их счета. «Отвязать от товара». «Сопоставить названия» — список названий, ожидающих сопоставления, с поиском; предложенные для этого товара — первыми, с отметкой «Предложено». Отмеченные сразу становятся названиями этого товара, и их строки учитываются в его остатке |
| Движение | Каждое движение — от новых к старым: см. ниже |
| Убрать из каталога | См. Убрать |
Список «Движение»
Для каждого движения указано:
- что произошло: продажа, возврат, поступление, приход, инвентаризация, исправление, перемещение, объединение, правило,
- от кого кому: «поставщик → компания» или «компания → покупатель», с названием и УНН. Для записи вручную — кто и почему записал,
- документ — номер и статус счёта,
- склад,
- количество, цена одной единицы и стоимость с НДС, и НДС («Цена с НДС 5 520 ֏ · Стоимость с НДС 55 200 ֏ · НДС 9 200 ֏»), а под ними — цена и стоимость без НДС. Цена с НДС — общая сумма строки, делённая на количество. Для строки, по которой пришло меньше, — доля пришедшего,
- себестоимость по методу товара — с НДС, рядом — без НДС. Если закупки не дали цены с НДС, написано «Себестоимость без НДС». Например, по ФИФО, если куплено 10 штук по 120 с НДС (01.09), продано 4, куплено ещё 6 штук по 144 (03.09), а затем продано 8, под последней продажей написано: «Себестоимость с НДС: 126 / հատ (105 без НДС) · списано: 6 × 120 (01.09.2026) + 2 × 144 (03.09.2026)», а после неё — «Осталось: 4 × 144 (03.09.2026)». Показываются первые четыре партии, остальные — их числом.
Список можно экспортировать в Excel или CSV: экспортируются все движения, товар и сопоставленное название, цена и стоимость с НДС и без НДС, метод себестоимости, взятые и оставшиеся партии.
Приход, инвентаризация и исправление
Складской журнал — для тех движений товара, о которых документ не говорит. Из журнала ничего не удаляется и не редактируется: ошибка исправляется обратной записью. Поэтому всегда можно сказать, какой остаток был в любой день и кто, когда и почему его изменил.
| Запись | Когда | Что делает |
|---|---|---|
| Записать приход | Товар пришёл без счёта или пришло больше, чем в счёте | Добавляет количество к остатку. Укажите причину, например «ООО Поставщик, счёт 17» |
| Инвентаризация | Вы пересчитали полку | Вы вводите посчитанное количество. Invoq записывает разницу, и остатком становится посчитанное. В записи хранится и посчитанное, и то, что было по учёту |
| Исправить | Приход или инвентаризация записаны неверно | Записывает обратную запись. Обе записи остаются в истории |
- Количество — число, не более 6 знаков после запятой. Причина обязательна: она остаётся в записи.
- Инвентаризация — для одного склада. Если считать в упаковках (например, 2 коробки), она записывается в базовой единице (24 штуки).
- Инвентаризация без разницы тоже записывается — с нулевой разницей.
- Исправление нельзя исправить: исправьте исходную запись. В записи с нулевым количеством исправлять нечего.
- Для услуги приход и инвентаризация не записываются.
Пример инвентаризации
По учёту 7 штук, на полке вы насчитали 5. «Инвентаризация» → «Посчитано: 5». Форма показывает: «Сейчас по учёту: 7 հատ», «Будет записана разница: −2 հատ». После записи остаток — 5, а в списке «Движение» написано «Посчитано: 5, по учёту было: 7».
У записей вручную нет своей цены. В расчёте себестоимости они оцениваются по стоимости товара на тот момент. См. руководство по анализу.
Несколько складов
У компании может быть несколько складов. Остаток считается по складам, а остаток компании — их сумма. У компании с одним складом выбор склада нигде не показывается.
Настройка складов
«Настройки» → «Склады»:
- Добавить склад — название (обязательно, уникальное) и адрес (необязательно).
- Основной склад создаётся сам. На нём всё, что записано до появления складов, и всё, где склад не указан. Его можно переименовать, но не отправить в архив.
- В архив можно отправить только пустой склад. Склад в архиве остаётся в записях, но на него больше ничего не поступает. Склад не удаляется.
Где хранится товар
В разделе «Где хранится» страницы товара отметьте склады, где хранится товар, и выберите склад по умолчанию. С него начинаются приходы, инвентаризации и строки счетов. Товар с остатком виден на своём складе — отмечен он или нет.
Куда приходят и откуда уходят товары
| Движение | Склад |
|---|---|
| Полученный счёт | Основной склад, если на странице счёта («Поступило на склад») не выбран другой. Поставщик доставляет в одно место, поэтому склад — у всего счёта |
| Строка вашего счёта | В редакторе счёта для каждой товарной строки выбирается «Со склада». Сначала — склад товара по умолчанию или основной, и видно, сколько там есть. Склад в налоговую службу не отправляется |
| Приход, инвентаризация | Выбранный склад |
| Переместить | Две записи — расход с одного склада и приход на другой — с одной причиной. Отменяется обратным перемещением |
Строка не блокируется. Если строка делает остаток склада отрицательным, редактор предупреждает («Там только {N}…»), но документ выписывается. Потом пересчитайте или переместите товар.
Себестоимость и прибыль считаются по всей компании, а не по складам.
⚠️ Парные записи перемещения сейчас входят в расчёт себестоимости как расход и приход: на вкладке «Анализ» → «Расход» перемещение видно как списанное и введённое вручную, а при ФИФО и методе «Цена последней закупки» перемещённые единицы могут переоцениваться. Количество остатка верное.
Цены
Раздел «Цены» страницы товара показывает две цены: с НДС и без НДС.
Закупочная цена
Цена из последнего полученного счёта, за одну базовую единицу, с номером и датой счёта. Учитывается только счёт, приход по которому учитывается (подтверждён или учитывается без подтверждения). Цена — за одну единицу, как в счёте: она не меняется, если пришло меньше. Если вы исправили единицу, цена пересчитывается.
Если товар ещё не закупался по полученному счёту, написано: «Ещё не закупался по полученному счёту — цена появится с первым.»
Закупочная цена — это цена последней закупки. На странице «Анализ» себестоимость зависит от метода, поэтому может отличаться.
Цена продажи
«Как продаётся»:
| Способ | Как рассчитывается |
|---|---|
| Фиксированная цена | Вы указываете «Цена без НДС» (до 4 знаков после запятой). Цена с НДС = цена × 1,2, если НДС товара не указан |
| Своя наценка | Цена с НДС = закупочная цена с НДС × (1 + наценка %). Без НДС = с НДС ÷ 1,2 (если НДС товара не указан) |
| Наценка компании | То же — с наценкой компании. Задаётся в «Настройки» → «Склады» → «Наценка компании» |
- Наценка — процент от 0, не более 2 знаков после запятой. Наценка компании применяется ко всем товарам без собственной цены продажи. Пустое поле означает, что наценки нет.
- Наценка применяется только тогда, когда у товара есть закупочная цена.
- Если НДС товара указан как освобождено, 0%, экспорт или особая система налогообложения, у цены продажи НДС нет.
- При выборе товара в счёте редактор предлагает его цену продажи без НДС, а если её нет, — цену предыдущей строки.
Пример. Закупочная цена — 216 с НДС (180 без НДС), наценка — 25%. Цена продажи — 270 с НДС, 225 без НДС.
Средняя цена по поставщикам
Под «Как продаётся» — список: для каждого поставщика простое (арифметическое) среднее цены одной единицы — с НДС, рядом без НДС, из скольких строк оно посчитано и дата последней покупки. Поставщик, у которого купили последним, — первым.
- Учитываются все полученные строки этого товара, приход по которым учитывается (подтверждён или учитывается без подтверждения), независимо от давности.
- Каждая строка участвует один раз, независимо от количества: строки на 10 и на 4 штуки весят одинаково.
- Цена — в базовой единице, как закупочная цена: строка в коробках делится на размер коробки. Если единица строки не переводится, её среднее — отдельно, в своей единице.
Пример. У поставщика «А» куплено 10 штук по 216 (с НДС) и 4 штуки по 180. Среднее: (216 + 180) ÷ 2 = 198 с НДС (165 без НДС). Среднее, взвешенное по количеству, было бы 205.71, но здесь оно не применяется.
По списку товаров
Если вы импортировали список товаров с себестоимостью, она видна рядом с закупочной ценой: с НДС, если так указано в списке («Себестоимость … с НДС · … без НДС»), иначе — без НДС («Себестоимость … без НДС»). Если она отличается от цены в счёте, пишется «Отличается от цены в счёте». Себестоимость из списка — для сведения: маржа считается по счетам, а по списку — только если ни один счёт не дал цены.
История цен
Каждое изменение цены продажи и себестоимости — с датой, суммой (без НДС и с НДС) и тем, кто изменил (или «Импорт списка товаров»).
Метод себестоимости и история движений
У компании один метод себестоимости (по умолчанию — «Средневзвешенная»), а у каждого товара может быть свой: «Средневзвешенная», «ФИФО (первым пришёл — первым ушёл)», «Цена последней закупки». Метод компании задаётся в «Настройки» → «Склады» или вверху страницы «Анализ», метод товара — на его странице.
Методы подробно, с примерами, объяснены в руководстве по анализу. Список «Движение» на странице товара показывает, из каких партий и по какой цене взята каждая продажа и что осталось на полке после неё.
Категории и основной поставщик
Категории
«Настройки» → «Склады» → «Категории товаров»:
- Категории принадлежат вашей организации: один список для всех компаний.
- У категории могут быть подкатегории. Любую категорию можно переименовать или переместить.
- Товары удалённой категории остаются на складе — без категории, во всех компаниях организации.
- Поместите товар в категорию на его странице или сразу несколько — «Задать категорию…».
Основной поставщик
Основной поставщик товара — тот, по которому список склада и отчёты группируют товары по поставщикам:
- автоматически — поставщик последнего поступления товара,
- или выбранный вручную на странице товара («Выбран вручную {дата}»).
Импорт списка товаров
Если у вас есть список товаров (например, выгрузка с вашего сайта или из бухгалтерской программы), его можно импортировать: «Склад» → «Импорт списка товаров».
Что делает. Импорт создаёт и обновляет только данные товаров — названия на трёх языках, коды, категории, единицы и цены. Он никогда не создаёт счёт, приход или движение по складу. Остаток остаётся тем, что говорят счета поставщиков и ваши инвентаризации. Компания никогда не становится собственным поставщиком.
Шаги
- Загрузить файл: Excel (
.xlsx) или CSV, до 10 МБ и 20 000 строк. Названия могут быть на одном листе или каждый язык на своём листе, связанные по ID товара. - Что в какой колонке: Invoq угадывает по заголовкам, вы проверяете. Поля: ID товара, SKU, штрихкод, название на армянском/русском/английском, категория, единица, продажа на вес, штук в упаковке, цена продажи, себестоимость, активен, адрес фото. Для каждой колонки цены укажите, с НДС она или нет (по умолчанию — с НДС). Выбор запоминается, и файл того же вида в следующем месяце распознается сам.
- Предпросмотр — каждая строка до того, как что-либо будет записано: «Новые», «Сопоставлено», «Без изменений», «Пропущено», «Отложено» (есть проблема). Проблемы названы: нет армянского названия, название в основном на другом алфавите, неизвестная единица, цена не число, один и тот же ID или SKU дважды, SKU — код другого товара.
- Сопоставление: Invoq находит товар сначала по ID, затем по коду или SKU, затем по названию. Товар с ровно теми же словами и числами предлагается как уверенный («То же, что…»), и все такие можно принять одним нажатием. Лишь похожий предлагается с процентом («Похоже: «…» (87%)»), и выбираете вы. Можно также создать новый товар или пропустить строку. Ничего не сопоставляется без вас.
- Применить: сводка говорит, сколько товаров будет создано, обновлено, оставлено без изменений или пропущено. Применение идёт в фоне: можно уйти со страницы и вернуться.
Что меняется
- Сопоставленный товар сохраняет свой код, остаток, инвентаризации, исправления, сопоставленные названия из счетов и историю. Он получает названия из списка (на трёх языках), SKU, категорию и цены. Базовая единица и упаковка даются ему, только если их ещё нет.
- Код нового товара — его SKU (если SKU не может быть кодом или уже занят, Invoq даёт свой код).
- Единицы: piece → հատ, kg → կգ, g → գ, l → լ, ml → մլ. Товар, продаваемый на вес, хранится в килограммах. Колонка «Штук в упаковке» создаёт упаковку «տուփ».
- Цены: цена продажи записывается ровно так, как в файле (700 остаётся 700), а для товаров плательщика НДС — ещё и без НДС. Себестоимость — так же. Каждое изменение сохраняется в истории цен.
- Фото не копируются: сохраняется только адрес фото.
Отмена
Применённый импорт можно отменить. Созданные им товары будут удалены, а сопоставленные вернутся в прежнее состояние. Товар, который за это время уже использовался (в счёте, приходе, инвентаризации, разделённой строке или с фото), останется.
После импорта фильтр списка «Список товаров» → «Нет в списке товаров» показывает товары, которых не было в списке. Их можно объединить с теми товарами, которыми они на самом деле являются, или оставить.
Объединение товаров
Иногда выясняется, что два товара — один и тот же: например, товары, созданные из названий двух поставщиков, или товар из названий и тот же товар со штрихкодом. Отметьте их в списке склада → «Объединить…» → выберите товар, который остаётся.
- Все названия остальных переходят к оставшемуся товару, поэтому их полученные и выписанные строки учитываются там.
- Их остаток по журналу переходит перемещением: парная запись — расход с одного и приход на другой, с причиной.
- Упаковки объединяются, если базовая единица одна и та же.
- Остальные уходят из каталога. Ни один счёт не меняется.
- Если один из товаров указан в ваших счетах своим штрихкодом или кодом, оставьте именно его и объедините остальные с ним: выписанный документ никогда не меняется.
- Услуга не объединяется: у неё нет запаса.
Если дать товару штрихкод, который уже принадлежит другому товару, Invoq предложит их объединить.
Убрать, очистить, заполнить заново, сбросить
| Действие | Где | Что делает |
|---|---|---|
| Убрать из каталога | На странице товара или в списке («Убрать выбранные») | Остаток товара обнуляется инвентаризацией (укажите причину), прежние движения остаются. Данные товара удаляются, и он уходит из списка, пока строка счёта или приход снова его не используют. Тогда он вернётся с нуля |
| Очистить каталог | Настройки → Склады (только администратор) | Убирает все товары так же. Сопоставленные названия остаются |
| Заполнить по счетам | Там же | Каждый убранный из каталога товар, указанный в ваших счетах, возвращается. Его остаток — по счетам: полученное минус выписанное. Записанные ранее вручную приходы и инвентаризации больше не учитываются |
| Полный сброс склада и товаров | Там же | Удаляет все товары, их сопоставленные названия, все приходы, инвентаризации и перемещения и все склады, кроме основного. Ничего не возвращается само: каждое название, которое вы снова сопоставите, возвращает свой товар — в объёме того, что есть в счетах |
Последние три требуют ввести УНН компании для подтверждения и записываются в журнал действий организации. Ни одно не меняет счета-фактуры.
Правила и склад
В «Настройки» → «Правила» можно создавать правила («когда это произойдёт, если это верно, сделай это»). Шаги, касающиеся склада:
- Назвать её товар и Сопоставить с товаром — сопоставить строку с товаром,
- Отправить на склад — отправить полученную строку на выбранный склад,
- Списать со склада другой компании — товар из счёта одной компании вашей организации (по штрихкоду или собственному коду) списывается со склада другой компании (если название склада пустое — с основного склада). Когда счёт удаляют, отменяют или признают недействительным, товар возвращается.
Перед сохранением правило можно проверить на документах последних дней: ничего не меняется.
Отрицательный остаток
Отрицательный остаток означает, что выписано больше, чем оприходовано. Это не ошибка, которую нужно прятать. Он говорит, что приход ещё не записан: возможно, счёт поставщика ждёт подтверждения, его название не сопоставлено или товар пришёл без счёта.
Что делать:
- Проверьте ожидающие счета в разделе «Полученные» и подтвердите их.
- Сопоставьте несопоставленные названия.
- Запишите приход или проведите инвентаризацию.
На странице товара отрицательный остаток выделен красным, а в списке все такие можно найти фильтром «Требует внимания» → «Ниже нуля».
Частые вопросы
Пришёл счёт поставщика, но на складе ничего не изменилось. Счёт ждёт подтверждения, или названия его строк не сопоставлены с товарами. Откройте счёт в разделе «Полученные».
Почему остаток в 12 раз больше, чем должен быть? Вероятно, количество из названия (x12) или исправление единицы строки применяется там, где не нужно. Проверьте список «Движение» товара: рядом со строками, единица которых переведена, написано «Одна «{единица}» считается как {N} базовых единиц».
Можно ли удалить ошибочный приход? Нет, но его можно исправить («Исправить») — это запишет обратную запись.
Почему закупочная цена на странице «Склад» не совпадает с себестоимостью на странице «Анализ»? «Склад» показывает цену последней закупки, а «Анализ» — себестоимость по методу товара. Они совпадают только при методе «Цена последней закупки».
Поставщик отменил в налоговой службе счёт, который я уже подтвердил. Счёт больше не действует, и его товары перестают учитываться. Если товары действительно на полке, пересчитайте их (инвентаризация).
Учитывает ли склад продажи через ККМ? Нет. Склад видит только электронные счета-фактуры и ваши записи вручную. Чтобы отразить продажи через ККМ, проведите инвентаризацию.